Peningkatan kapasitas merupakan hal yang sangat penting dalam menangani suatu pekerjaan khususnya dalam pemberdayaan masyarakat. Ada beberapa cara untuk
meningkatkan kapasitas individu maupun tim khususnya bagi fasilitator yang bekerja langsung dengan masyarakat. Peningkatan kapasitas ini merupakan salah satu bagian dari pemberdayaan masyarakat, dimana bukan saja fasilitator yang harus dintingkatkan kapasitasnya, tetapi masyarakat yang difasilitasi juga harus meningkat kepasitasnya.
Di
bawah ini terdapat sepuluh metode yang layak digunakan dan mudah
dibelajari oleh individu, tim kerja maupun kelompok masyarakat dalam rangka meningkatkan kapasitasnya, sebagai berikut :
- Studi Banding
Studi banding adalah proses berkunjung ke tempat lain untuk belajar dari hasil baik atau buruknya. Sebelum mulai suatu pekerjaan, sekelompok masyarakat pergi ke tempat lain untuk melihat contoh suatu pekerjaan yang baik atau buruk, agar bisa dipertimbangkan dalam pekerjaan mereka. Studi banding bisa digunakan untuk hal yang teknis maupun yang non teknis. Bisa digunakan untuk hal-hal obyektif maupun subyektif. Seorang fasilitator dapat merencanakan studi banding dan harus menyiapkan pertanyaan yang akan memaksimalkan pelajaran. Studi banding tidak hanya berjalan-jalan, akan tetapi harus sangat jelas apa keistimewaan tempat yang dikunjungi. - Kaji Silang (Cross-Visit)
Fasilitator dapat menyusun acara kaji silang untuk memperkaya pengalaman kelompok yang didampingi atau difasilitasi. Pada acara kaji silang, sejumlah orang dapat mengunjungi lokasi lain untuk mempelajari hasil kelompok lain. Beda dengan Studi Banding biasa, pada acara Kaji Silang kelompok pengunjung sekaligus menilai kualitas pekerjaan kelompok yang dikunjungi dan memberi umpan balik kepada mereka. Pada kesempatan lain, kelompok yang dikunjungi menjadi kelompok pengunjung dan dapat menilai dan memberi umpan balik kepada kelompok lain. Tujuannya tidak hanya mendapat penilaian dan umpan balik, tetapi juga menambah pengalaman sebagai seorang pemeriksa. Diharapkan pengalaman ini dapat membantu mereka menilai pekerjaan sendiri. - Diskusi Kelompok Terfokus (Focus Group Discussion)
Focus Group Discussion (FGD) adalah pembahasan kelompok yang dibatasi topiknya, agar topik tersebut menjadi sasaran tunggal dalam pembahasannya. Jumlah anggota bervariasi, tetapi dalam konteks fasilitator, merupakan satu kelompok besar, seperti seluruh fasiltator yang akan bertugas, seluruh kelompok masyarakat, seluruh tim pemantauan, dan sebagainya. Topik untuk dibahas bisa ditentukan oleh fasilitator atau dalam kasus tertentu dan dapat diputuskan oleh kelompok sendiri. Topik sebaiknya merupakan topik yang banyak pendapat berbeda, sehingga dalam diskusi waktu yang disediakan harus cukup lama, minimal satu jam atau lebih. Siapa yang menjadi fasilitator pembicaraan harus mampu menjaga kesempatan berpartisipasi agar diskusi tidak didominasi satu orang atau satu kelompok kecil. Diskusi sebaiknya ada kesimpulan dan rencana tindak lanjut. Hasil diskusi harus tertulis dan diumumkan secara transparan melalui sidang pleno. - Simulasi
Simulasi adalah suatu percobaan, dimana orang bermain dalam peran yang tidak seperti biasa (misalnya seorang fasilitator mencoba bermain sebagai anggota tim verifikasi), atau dalam situasi khusus (tim verifikasi melakukan simulasi tentang bagaimana memberi umpan balik negatif kepada obyeknya). Hal ini dilakukan agar peserta lebih memahami kendala dalam melakukan hal-hal yang disimulasikan. Untuk membuat simulasi yang efektif, pemain peran maupun peserta lain harus jelas aturan mainnya dan posisi yang akan disimulasikan, kemudian dengan sendirinya akan timbul perasaan dan kesulitan yang dihadapi dalam peran tersebut. Kalau simulasi terlalu jauh, sulit untuk bermain secara realistis. Simulasi harus diproses begitu selesai untuk memaksimalkan pelajaran yang didapat. Sebagai fasilitator simulasi, fasilitator harus menyiapkan aturan dan membimbing pemain. Bila perlu, tiap orang diberi instruksi secara tertulis sebagai referensi, kalau semua ditentukan oleh fasilitator, pemain tidak bisa berimprovisasi. - Curah Pendapat (Brainstorming)
Kegiatan ini digunakan untuk merangsang dan menunda penilaian. Biasanya digunakan untuk masalah yang tidak terlalu umum dan tidak terlalu sempit. Kalau masalah terlalau sempit, peserta akan langsung memberi saran yang lebih spesifik. Kalau masalah yang terlalu umum, sarannya tidak akan selesai. Curah pendapat mempunyai aturan main tertentu, seperti :- Peran ketua adalah untuk menjaga semua peraturan dan partisipasi.
- Semua orang boleh menyarankan apa saja secara bebas, yang kemudian ditulis di papan oleh ketua atau juru catat. Boleh menggunakan OHP, proyektor, atau flip chart dan yang penting tiap orang dapat melihat seluruh saran yang sudah dicatat.
- Saran tidak boleh dinilai dan tidak boleh dikritik pada saat curah pendapat.
- Semua gagasan ditampung dulu, walaupun kelihatan tidak ada gunanya.
- Tidak boleh menilai kreativitas saran dan yang dicari adalah saran yang efektif, bukan yang baru saja.
- Boleh menggunakan teknik Berpikir ke Samping.
- Kelompok secara optimal terdiri dari 6 s.d. 15 anggota.
- Waktu curah pendapat dibatasi, biasanya 30 menit, tetapi bisa lebih cepat, bila sudah puas atau lebih lambat bila masih menghasilan saran yang berguna.
- Ada notulen untuk mencatat seluruh saran.
- Tempat disusun supaya kelihatan “khusus.”
- Peserta tidak boleh berpidato atau mencurahkan isi hati.
- Peserta tidak boleh mengembangkan gagasan yang sudah diusulkan.
- Peserta wajib menyumbang gagasan, termasuk ketua.
- Problem Solving
Proses menyelesaikan masalah adalah proses pengambilan keputusan yang dapat mengubah situasi secara positif. Terdapat banyak cara untuk Problem Solving, seperti metode Berpikir ke Samping dan Penyelesaian Masalah secara Rasional. Di sini dijelaskan metode satu lagi, yang terdiri dari empat langkah yang sama pentingnya. Langkah ini tidak selalu dilakukan pada urutan yang sama. Boleh melakukan langkah 1, 2, dan 3 kemudian kembali lagi ke langkah 2 atau pun langkah 1. Proses penyelesaian masalah merupakan hasil upaya sejumlah orang, seperti:- Pertama, menguraikan masalah dalam bentuk pertanyaan, termasuk kriteria-kriteria yang harus dipenuhi (Contoh: Bagaimana cara meningkatkan pendapatan petani palawija, tanpa menambah banyak risiko atau pun menanam modal yang besar?).
- Kedua, mengumpulkan dan membagikan informasi yang berkaitan dengan pertanyaan, dan membangkitkan alternatif dengan berbagai cara (termasuk Berpikir ke Samping). Semakin banyak alternatif, semakin besar kemungkinan mendapat solusi yang optimal. Tetapi jangan mengumpulkan terlalu banyak informasi atau informasi yang kurang relevan, karena hal ini akan membingungkan dan menghabiskan waktu.
- Ketiga, memikirkan bagaimana akibat kalau melakukan setiap alternatif.
- Keempat, mengambil keputusan dengan memilih alternatif yang paling sesuai dan menguntungkan.
- Asistensi
Asistensi adalah cara mengefisienkan pekerjaan supervisor karena fasilitator atau anggota tim lain dapat berkumpul di satu tempat untuk bekerja bersama-sama. Supervisor dapat mengoreksi secara langsung banyak orang, tanpa mengorbankan banyak waktu di perjalanan. Peserta pun dapat saling mengoreksi, sambil belajar suatu cara dalam sebuah pekerjaan dan mencari kesalahan dalam mengerjakan tugas. Dalam acara asistensi, spesialisasi peserta dapat dimanfaatkan, bila ada. Teknik seperti ini juga bisa digunakan dalam acara rapat bulanan, misalnya, untuk bersama-sama memeriksa angka-angka dalam laporan, melalui pemeriksaan “Spiral.” Pada acara spiral, laporan atau suatu pekerjaan yang diperiksa oleh setiap orang yang mengirim laporannya kepada orang yang duduk dua atau tiga tempat ke arah berlawanan jam. Kemudian hasil pemeriksaan diperiksa oleh orang lain sesudah semua laporan dikirim dari dua atau tiga tempat lagi ke arah berlawanan jam. Asistensi seperti ini relatif efisien dan menghemat waktu dengan mencegah berbagai macam masalah. - Analisis Kerusakan
Analisis Kerusakan adalah kegiatan yang dilakukan oleh kader yang ada di masyarakat, bukan bukan seorang fasilitator. Tujuan Analisis Kerusakan adalah untuk meningkatkan kapasitas para kader tersebut. Analisis Kerusakan adalah metode untuk memberi pelatihan tentang prinsip dasar suatu pekerjaan khususnya pada bidang teknis sipil tanpa ceramah atau didahuli teori. Langkah-langkah dalam Analisis Kerusakan, sebagai berikut :- Kader mencatat kerusakan apa saja yang ditemukan di desanya. Pada pekerjaan mana pun, jenis pekerjaan apa pun, dan dibiayai oleh siapa pun. Jangan hanya prasarana dari suatu program, boleh dari hasil gotong royong, dari swasta, dari pemerintah dan sebagainya.
- Setelah dicatat, kader diajak menukar pengalaman dengan kader yang lain (pada rapat bulanan atau pelatihan rutin). Satu orang diminta mengangkat satu contoh.
- Apakah masalah ini juga ditemukan di lokasi lain?
- Kira-kira kenapa kerusakan ini bisa terjadi? Sebaiknya dipancing dulu.
- Fasilitator melengkapi perkiraan dari kader sambil menjelaskan secara sederhana prinsip-prinsip secara teknis yang berkaitan dengan masalah tersebut.
- Pada satu sesi tidak perlu membahas banyak masalah. Peserta didorong untuk melengkapi sendiri dan untuk berpikir tentang penyebab masalah.
- Kalau penyebab masalah sudah dibahas, baru kita boleh lari ke aspek lain-lain, yaitu : a) Apa yang akan terjadi sebagai akibat masalah ini?. b) Bagaimana cara memperbaiki masalah seperti ini? (Pertanyaan ini merupakan pertanyaan sekunder, bukan primer). c) Jangan terlalu cepat dijawab. Jawaban juga boleh diberikan sebagai pekerjaan rumah. d) Tidak ada maksud semua kerusakan ini harus diperbaiki secara langsung.
- Job Enrichment dan Mentoring
Job Enrichment adalah cara belajar dengan mengerjakan tugas yang lebih tinggi daripada tugas minimal. Diberikan kesempatan untuk mencoba pekerjaan yang lebih rumit walaupun itu di luar uraian tugas biasa. Contohnya adalah untuk memberi kesempatan kepada fasilitator untuk memimpin rapat bulanan di tingkat kabupaten. Termasuk juga minta tolong kepada salah satu kader untuk membantu kader yang ada di tempat lain. Kalau berhasil melakukan ini, berarti sudah memiliki kemampuan baru yang dapat dimanfaatkan oleh program atau proyek dan jelas bermanfaat untuk diri sendiri. Job enrichment bisa digunakan sebagai "reward" bagi orang yang berprestasi baik. Ini juga merupakan pelatihan yang tidak harus mengeluarkan biaya sama sekali. - Diskusi Kelompok Kecil “Barn Raising”
Barn Raising adalah satu dari segudang acara diskusi kelompok kecil. Berbeda dengan diskusi kelompok lainnya, pada Barn Raising ini salah satu orang menyumbang suatu saran, kemudian anggota lain wajib mengembangkan gagasan tersebut. Tidak mengusulkan alternatif atau saran lain, kecuali saran pertama dikembangkan habis. Tidak boleh mengkritik saran pertama. Dengan ini bisa menghapus kebiasaan berpikir negatif, karena selalu menerima dan mengembangkan secara positif.
